Lecture : 9 minsObservez vos formateurs internes pour métamorphoser vos formations

Schéma Observation de la formation

Les observations sont l’assurance d’évaluer la qualité et la conformité des formations à vos attentes. Faciles à réaliser, elles peuvent être effectuées régulièrement. Cette idée d’article me vient d’un dossier sur l’éducation à Singapour, état qui se distingue par l’excellence de ses élèves dans les concours internationaux. Comment sont-ils arrivés à des méthodes pédagogiques aussi efficaces ? Par l’observation des professeurs, et par des tests. Ce n’est pas une idée de génie qui a transformé un pays, juste une mise en place d’un processus d’apprentissage.

La manière dont vous sélectionnez  vos formateurs importe mais ne fait pas tout pour atteindre le résultat voulu. Le démarrage ne joue qu’un rôle mineur dans la réussite. Ce qui amène à la réussite est le processus permettant l’adaptation perpétuelle pour se rapprocher de l’objectif. On avance, on observe, on ajuste la direction, on recommence.

Si vous n’observez pas les formations et comptez sur les évaluations des stagiaires, vous devriez vous y mettre.

Pourquoi les évaluations des stagiaires ne suffisent-elles pas ?

Premièrement, les évaluations à chaud remises aux formateurs ne sont pas des feedbacks objectifs. On est sous le coup de l’émotion, et on est gêné de dire ses 4 vérités à une personne qui vient de passer une journée à nous former. En évaluant son travail on a l’impression de le juger, on ne veut pas le blesser et puis à quoi bon ? Je n’aurais pas d’autre formation de lui donc autant lui dire que c’est bien et tout le monde sera content.

Si l’objectif de l’évaluation était d’améliorer la formation, elle serait remise au responsable des formation après un délai suffisant de réflexion et d’application. À mi-chaud ou à froid.

De plus l’évaluation par le formé est une perception et se fait sur ses critères personnels. Or les critères du collaborateur ne sont pas ceux de l’entreprise. Ainsi, une formation où l’on passe un bon moment, mais qui n’aura aucun effet pour l’entreprise peut recevoir une excellente évaluation.

Ces évaluations n’apportent aucune preuve fondée sur le travail, aucun fait vérifiable, elles n’évaluent aucun résultat tangible. Vous obtenez beaucoup de belles données, tant appréciées, mais qui s’avèrent inutiles. Le fait que quelqu’un ait écrit sur une évaluation remise au formateur qu’il a aimé la session et qu’il a l’impression que cela aura un impact sur son comportement n’a aucune valeur autre qu’évaluer la satisfaction du stagiaire.

Abandonner les évaluations ?

Non, évidemment, pour deux raisons. Tout d’abord, vous ne voulez pas que votre collaborateur passe un mauvais moment. De plus, la perception du stagiaire est importante pour le process d’apprentissage lui-même.

En effet, la perception est un critère, mais ce n’est pas le seule. L’observation de la formation par votre regard, et l’analyse des effets sont les deux autres éléments et ils sont tout aussi importants, si ce n’est plus. Ce sont ces deux éléments qui vous permettent de savoir ce qui fonctionne vraiment. Et votre objectif n’est pas (que) faire plaisir à vos collaborateurs.

S’il vous plaît, débarrassons-nous des questionnaires de satisfaction en fin de formation remis aux formateurs. ILS NE PROUVENT RIEN. Pas même la satisfaction des collaborateurs.

Vous pourriez utiliser un outil pour récupérer ces évaluations à mi chaud. Je peux vous en recommander un, utilisé par des responsables formations utilisateurs de BigSchool et ils ne peuvent plus faire sans. Si cela vous intéresse, écrivez moi : mikael.bertoux[at]bigschool.fr

Devenez une organisation apprenante

Tout responsable formation doit se voir comme un responsable des compétences. Les compétences des collaborateurs sont son but. La formation son outil. Son  « client » est avant tout l’entreprise. La satisfaction des formés peut être un désir de l’entreprise, elle est surtout un moyen d’atteindre son but, elle permet aux collaborateurs de mieux progresser.

Investir dans le développement des compétences

L’observation n’est pas un flicage, c’est une aide à l’auto-réflexion, un accompagnement au progrès.

L’observation de la formation vous apprendra sur le formateur, mais aussi sur la formation. Des erreurs peuvent venir de vous, la mauvaise compréhension d’un besoin vient souvent d’une mauvaise expression du besoin.

Pour développer les compétences de tous vos collaborateurs, vous devez investir dans le développement des compétences de vos formateurs. Cela rayonnera sur l’ensemble de vos collaborateurs.

Les formateurs ont la responsabilité de faire progresser vos employés. Si vos formateurs ne progressent pas, votre personnel ne se développera pas plus. Le temps est venu de repousser ces limites.

L’observation traditionnelle – contreproductive

L’observation garantirait la qualité de vos formations. On imagine alors une évaluation avec une feuille de contrôle à remplir, avec des cases à cocher. Comme lorsque nous étions élèves et que le professeur recevait un contrôleur du rectorat. Le professeur averti prévenait les élèves et ce cours ne ressemblait à aucun autre. L’individu partait à 16h.

Autant ne rien faire plutôt que de procéder ainsi !

Une observation qui impacte

Soyons honnête, l’observation n’est jamais objective, ni pour l’observateur ni pour l’observé.

Une observation doit entrainer des rétroactions. L’observateur doit discuter des évènements qui se sont produits, mais des divergences peuvent exister entre ce que l’observateur et l’observé croient qu’il s’est passé. Alors si le formateur n’est pas d’accord, il ne tiendra pas compte des remarques et ne changera pas son comportement. Cette observation qui représente un investissement n’a alors aucune valeur, et son résultat négatif car elle aura créée un mauvais climat.

Autre difficulté. Les observateurs doivent partager les mêmes critères. Les critères doivent être établis ensemble et partagés. Si on pense à une amélioration, elle ne doit pas être fournie uniquement à un formateur. Elle doit d’abord être partagée entre observateurs afin de savoir si l’on essaye ou pas. Autrement, si les observateurs recherchent des choses différentes, ou ne priorisent pas les mêmes normes, le formateur aura des difficultés à mesurer ses progrès. Les divergences créent du flou. Elles sont stressantes pour les formateurs qui peuvent alors régresser.

Les observateurs doivent avoir les mêmes normes, les mêmes priorités, et les mêmes niveaux d’exigence. Croire que chacun apportera sa pierre à l’édifice est une bonne chose car chaque regard est différent et certains remarqueront plus facilement certaines erreurs. Mais les individus ne doivent jamais être en opposition et donc avoir les mêmes volontés. Et le niveau d’exigence doit être le même afin d’assurer un niveau de qualité partagé.

Comment rendre les observations bénéfiques ?

image observation et coaching

Vous observez avec bienveillance.

Former le formateur

L’observation ne forme pas. Ce sont les interventions de formation qui suivent les observations qui importent. En plus des retours pour améliorer la conformité des formations, vous devez faire des formations de vos formateurs. Sur la pédagogie et sur leurs domaines.

Vous pouvez leur fournir notre guide pour des formations inoubliables.

Votre amélioration continue

L’observation vous donnera des idées, et vous permet aussi d’analyser votre propre travail. Si vous retrouvez une erreur commise par deux formateurs, vous êtes peut-être responsable. N’oubliez pas que le formateur n’est pas seul responsable de sa formation.

Organisez quelques fois par an au sein de l’équipe responsable des formations des ateliers de partage et de retours d’expérience. Vous y améliorerez plus en profondeur vos process, vos bonnes pratiques. Vous reverrez vos critères, améliorerez les programmes des formations et les moyens pédagogiques mis en place.

Ensuite, partagez cela lors des formations aux formateurs.

Si vous faites des tests en formation, envoyez les résultats et enseignements aussi aux formateurs. Bons et mauvais. Les croyances et hypothèses doivent être confrontées aux faits.

La plupart des observations vous apporteront un enseignement, ce sont autant de ressources.

Vos ateliers d’améliorations sont le moment où vous faites un bilan et améliorez votre travail grâce aux observations et aussi grâce aux évaluations des résultats des formations dans l’opérationnel.

Enfin, faites évaluer l’observation par les formateurs annuellement.

Des formateurs observateurs ?

Cela est possible et offre de nombreux avantages. Vous augmenterez le nombre d’observations que vous pourrez faire en tant qu’entreprise. Vous créez un sentiment de confiance, les formateurs ont les moyens de se faire progresser.

En revanche, les formateurs qui aident l’équipe de responsable formation en tant qu’observateurs doivent maitriser parfaitement les normes, vos objectifs et vos critères.

Cela permet aussi à l’équipe de s’améliorer elle-même, on repère des erreurs chez les autres que nous faisons nous-même. Demandez à vos formateurs de s’entraider, de collaborer et d’apprendre. En partageant vos observations, vous partagez les connaissances de votre entreprise et les formateurs peuvent se coacher mutuellement sur leurs performances, faisant passer les observations à un niveau supérieur.

L’observation mutuelle leur fera prendre conscience de son intérêt dans la quête du progrès. De plus, cela montre que vous leur faites confiance. Vous améliorez ainsi le climat au sein de l’équipe.

Un formateur peut-il s’observer lui-même ?

Si vous filmez les formations pour faire de l’observation, la vidéo peut être un support. Le formateur verra de lui-même une partie des progrès à faire, mais cela ne suffit pas.

Devrions-nous filmer les formations ?

Image | Analyse d'une formation

Point délicat car bien que possédant des nombreux bénéfices, la caméra doit absolument être acceptée.

Cela objectivera le feedback donné aux formateurs qui recevront mieux les remarques basées sur des faits prouvables.

Le fait d’avoir une caméra plutôt qu’un observateur dans la salle permet que le formateur oublie le regard extérieur, et s’il la acceptée, il sera alors plus naturel. Idéalement il doit savoir qu’il peut être observé, mais ne sait pas quand.

En enregistrant, vous avez des preuves réelles de ce qui s’est passé. Cela permet aussi d’éviter que le formateur contredise l’observateur sur un fait. Le coaching devient factuel.

Le debriefing devrait se faire dans la salle et vous devriez filmer aussi le moment de débriefing entre l’observateur et l’observé. Cela servira pour le suivi et aussi pour vous assurer que les observateurs donnent le même niveau de rétroaction.

Enfin, en enregistrant la pratique, vous serez en mesure de voir les progrès réalisés par vos formateurs. Maintenant, c’est important, non seulement pour s’assurer que vos formateurs prennent en compte vos interventions de formation, mais c’est aussi incroyablement motivant pour eux d’être en mesure de voir les progrès qu’ils ont réalisés.

En revanche la caméra peut être mal acceptée, étrangement plus qu’une personne réelle, surtout si vous n’avez pas encore dans votre culture l’observation et le coaching des formateurs. De plus, la caméra est un œil fixe qui n’a pas la qualité d’observation d’une personne dans la salle. A Singapour les classes sont équipées d’une vitre sans tain et d’un micro. Ainsi ils minimisent le biais apporté par l’observation.

Il est indispensable que l’observation ne soit pas mal perçue. Il ne s’agit pas de punir, mais de faire progresser tout le monde. L’enregistrement permet de montrer le sérieux et le suivi. Puisque c’est un coaching, l’action n’est pas ponctuelle : faire progresser le formateur est un projet. Si les observations ne font pas l’objet d’un suivi, vous ne serez pas en mesure de mesurer les progrès et de déterminer si elles ont eu un impact. De plus, le suivi nous permet de déterminer si les interventions que nous avons mises en place ont été efficaces ou non.

Les vidéos ne sont conservées que le temps utile pour mesurer le progrès, elles doivent être supprimées une fois cela fait.

Comment mettre en place l’observation des formateurs ?

Vous ne mettez pas en place l’observation, vous mettez en place un coaching des formateurs.

Et pour que les observations soient bien perçues, elles doivent :

  • être régulières,
  • faire partie du système,
  • avoir un suivi,
  • être faites aussi en partie par les formateurs eux-mêmes,
  • aboutir à un coaching,
  • poursuivre un but clair : ce n’est pas l’observation en elle-même qui est importante, mais le coaching qui en découle et le progrès du formateur.

Vous pourriez avoir peur que cela soit mal accepté. Proposez cela aux formateurs. C’est une chance pour ceux qui vous écoutent, la plupart souhaitent progresser et faire progresser les autres, c’est leur vocation. Le sujet le plus sensible est celui de la caméra, pour des raisons culturelles. Ils doivent connaitre la possibilité et c’est à eux de le demander.

L’observateur, appelé coach puisque c’est sa vraie mission, peut être attribué pour un certain nombre de formateurs pour une durée fixe. Essayez sur quelques années de faire profiter de tous vos coachs à tous vos formateurs.

Mettez cela en place avec eux.

Image Newsletter formation

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